In jedem Unternehmen – ob Produktionsbetrieb, Büro oder Onlinehandel – fallen unterschiedliche Aufgaben an, die mit dem Kern des Geschäfts nichts zu tun haben. Dies gilt auch für ein Startup, das auf dem Weg zum wirtschaftlichen Erfolg mit zusätzlichen Hürden zu kämpfen hat. Mit einer geeigneten Unternehmenssoftware lassen sich viele Vorteile nutzen. Wichtig ist, dass die Einführung einer Business Software optimal vorbereitet wird.
Unternehmenssoftware: Was ist das?
Unter dem Begriff Unternehmenssoftware – auch als Business Software bekannt – werden die Softwareprodukte zusammengefasst, die ein Betrieb einsetzen kann, um unterschiedliche Aufgabenbereiche abzudecken. Die Unternehmenssoftware unterstützt das
Startup z. B. bei der laufenden Finanzbuchführung und der Implementierung eines Warenwirtschaftssystems.
In welchen Bereichen wird Unternehmenssoftware eingesetzt?
Eine geeignete Business-Software setzt das Unternehmen z. B. in den folgenden Bereichen ein:
• Finanzbuchhaltung
• Aufträge schreiben und abrechnen
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Warenwirtschaft
Finanzbuchhaltung
Die Unternehmenssoftware unterstützt das Startup bei der Erstellung der laufenden Buchhaltung und den notwendigen Auswertungen. Neben der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und der OPOS-Liste gehört hierzu auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die an das Finanzamt übermittelt wird.
Aufträge schreiben und abrechnen
Mit der Business Software organisiert das Unternehmen seine Auftragsbearbeitung. Dies betrifft das Schreiben von Aufträgen und Rechnungen ebenso wie die Lageorganisation. Bei der Erstellung der Rechnung achtet das System einer Unternehmenssoftware darauf, dass diese mit den Vorschriften des Umsatzsteuerrechts vereinbar ist.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung kann sehr komplex sein. Muss z. B. ein geldwerter Vorteil oder eine Tantiemezahlung an den Geschäftsführer berücksichtigt werden, bietet die Unternehmenssoftware eine kompetente Hilfestellung.
Warenwirtschaft
Mit der Implementierung eines Wirtschaftssystems hat ein Startup die Bearbeitung der Waren von der Warenannahme bis zur Warenabgabe an den Kunden im Griff. Eine professionelle Business Software leistet hier auch Unterstützung bei der Lagerverwaltung und der Inventur.
Welche Voraussetzung muss ein Startup für die Verwendung von Unternehmenssoftware schaffen?
Damit die Unternehmenssoftware alle gewünschten Funktionen ausführt, machen sich die Verantwortlichen in einem Startup Gedanken über die Voraussetzungen, die sie schaffen müssen. Hier empfiehlt sich die folgende Vorgehensweise:
Die Einführung der neuen Software vorbereiten
Sie Einführung einer neuen Software will gut vorbereitet sein. Dies betrifft z. B. auch die Schulung der Mitarbeiter, die sich später um die
Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt kümmern sollen.
Die Entwicklung eines groben Konzepts
Es muss feststehen, in welchen Bereichen die Software eingesetzt wird und wie sich die innerbetrieblichen Abläufe verändern. Im Optimalfall erstellen die Verantwortlichen in einem Startup ein grobes Konzept.
Die Auswahl einer geeigneten Software
Soll z. B. nur die Personalabteilung oder die Buchhaltung unterstützt werden, kommen andere Lösungen in Betracht, als wenn das Startup im kompletten Unternehmen von der Unternehmenssoftware profitieren möchte. Diesen Punkt gilt es bei der Auswahl zu beachten.
Die Umsetzung
Der nächste Schritt betrifft die Umsetzung. Um den laufenden Geschäftsbetrieb nicht zu stören, wählt das Startup einen Termin, zu dem es keine hohen Auftragsspitzen erwartet.
Die Kontrolle des laufenden Betriebs
Ob sich die Unternehmenssoftware bewährt, erfährt man während des laufenden Betriebs. Funktionieren die Programme nicht wie gewünscht, profitiert das Unternehmen von einem fachlich versierten Support.
Welche Vorteile bringt der Einsatz von Business Software in einem Startup?
Der Einsatz einer Business Software, die auf die betrieblichen Aufgaben des Unternehmens abgestimmt ist, bringt die folgenden Vorteile:
• Komplettlösung für alle Aufgabenbereiche
• Schnelle Auftragsbearbeitung und zuverlässiges Warenwirtschaftssystem
• Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung optimal abgestimmt
• Termingerechte Lohn- und Gehaltsabrechnung
Komplettlösung für alle Aufgabenbereiche
Ist die Unternehmenssoftware optimal in die betrieblichen Abläufe integriert, unterstützt die Software alle relevanten Unternehmensbereiche, wie z. B. eine rechtssichere Lohn- und Gehaltsabrechnung und eine innovative Mitarbeiterverwaltung.
Schnelle Auftragsbearbeitung und zuverlässiges Warenwirtschaftssystem
Der Einsatz der Unternehmenssoftware führt dazu, dass ein Startup seine Aufträge schneller bearbeiten kann. Das System unterstützt z. B. dadurch, dass vom Angebot bis zur Rechnung alle relevanten Belege erstellt werden.
Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung optimal aufeinander abgestimmt
Ein wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung ist die Anlagenbuchhaltung. Die Unstimmigkeiten, die sich hier ergeben, wirken sich auf den Jahresabschluss aus. Eine
anwenderfreundliche Unternehmenssoftware sorgt dafür, dass diese beiden Bereiche optimal aufeinander abgestimmt sind.
Termingerechte Lohn- und Gehaltsabrechnung
Bei der Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen wichtige Termine eingehalten werden. Mit dem Einsatz einer geeigneten Unternehmenssoftware profitiert das Startup nicht nur von korrekten Abrechnungen für die Mitarbeiter. Das Finanzamt erhält rechtzeitig die Lohnsteuer-Anmeldung und die Krankenkassen klagen nicht darüber, dass sie die Beitragsnachweise zu spät erhalten haben.
Köln